Je hebt een factuur verstuurd vanuit Moneybird en dan blijkt dat je een foutje hebt gemaakt of dat de factuur nooit betaald wordt door de klant om een bepaalde reden. Mag je op zo’n moment een factuur verwijderen? 

Je mag een factuur niet verwijderen

Heb je een conceptfactuur aangemaakt, dan mag je deze verwijderen. Zodra een factuur verstuurd is, mag je deze niet meer verwijderen uit Moneybird (of een ander boekhoudsysteem). Voor de Belastingdienst is het verplicht dat de facturen die jij verstuurt een opeenvolgende reeks van nummers is. Stel dat jij een factuur verwijdert, dan onderbreek je deze reeks. Dat kan vragen opleveren bij een eventuele controle van de Belastingdienst. 

Mag je een factuur aanpassen

Je mag een factuur die al verstuurd is, niet aanpassen. Het lijkt misschien onnodig veel administratief werk als het om een kleine aanpassing gaat, maar feit is dat dit van de Belastingdienst niet mag. Er circuleren dan namelijk 2 verschillende facturen met hetzelfde factuurnummer. 

Wat mag je wel doen in plaats van een factuur verwijderen of aanpassen? 

Er zijn een aantal stappen die je kan ondernemen waardoor jouw administratie wel kloppend is. Het is afhankelijk van de situatie welke oplossing het meest passend is. 

Een creditfactuur sturen 

Stel dat een samenwerking alsnog wordt beëindigd, terwijl jij de factuur al hebt verstuurd. Dan kun je het beste een creditfactuur sturen. De factuur en creditfactuur kunnen dan tegen elkaar weggestreept worden waardoor jouw administratie weer kloppend is. 

Dit kan ook wanneer je bijvoorbeeld te veel in rekening hebt gebracht of wanneer je een fout hebt gemaakt op de originele factuur. 

Een factuur markeren als ‘oninbaar’

Wanneer je zeker weet dat je geen betaling meer ontvangt van de klant, mag je de factuur markeren als ‘oninbaar’. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer je B2B iets verkocht hebt en een bedrijf failliet wordt verklaard en er bericht komt van de curator dat er geen bedrag wordt uitgekeerd.

Wanneer de uiterste betaaldatum die je met de klant hebt afgesproken een jaar geleden is, dan kun je de factuur ook markeren als oninbaar.

Let op: je kunt dit niet ongedaan maken, dus zorg ervoor dat je zeker weet dat deze factuur oninbaar is en je het geld niet meer ontvangt.

Slimmer, sneller en makkelijker boekhouden met Moneybird

Wil je vaker geïnspireerd worden met dit soort handige adviezen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom Moneybird en administratie? In mijn gratis Facebookgroep deel ik tips, tricks & inspiratie over Slimmer, Sneller en Makkelijker boekhouden met Moneybird. Inmiddels bestaat de Facebookgroep uit meer dan 1.000 leden. Zie ik jou daar ook?